حصة التعويض تبدو بسيطة في الكلام: طالب غاب يوم الأحد وسيحضر بدلًا منها مع مجموعة السبت. لكن تسجيلها بصورة غير صحيحة قد ينقل الطالب إلى مجموعة لا تخصه، أو يرفع عدد الحاضرين في المجموعة البديلة، أو يخصم منه مرتين.
الحل المنظم يبدأ من قاعدة واحدة: الطالب يظل عضوًا في مجموعته الأصلية، والحصة البديلة تسجل مكان الحضور فقط، لا عضوية جديدة. بهذه القاعدة يمكن الحفاظ على الحضور والماليات والتقارير دون تعديل يدوي بعد كل تعويض.
ما الفرق بين نقل الطالب وحضوره مع مجموعة أخرى؟
نقل الطالب يعني أن جدوله وعضويته ومتابعته المستقبلية أصبحت داخل مجموعة جديدة. أما حضور حصة واحدة مع مجموعة أخرى فهو استثناء مرتبط بحصة محددة.
لذلك، عندما يحضر أحمد المسجل في مجموعة الأحد مع مجموعة السبت:
- يبقى أحمد ضمن قائمة مجموعة الأحد.
- يسجل الحضور على عضويته الأصلية.
- يظهر في سجل الحضور أنه حضر مع مجموعة السبت.
- يظهر داخل حصة السبت في قسم منفصل بوصفه طالبًا من مجموعة أخرى.
- لا يدخل في عدد طلاب السبت ولا في نسبة حضور مجموعتهم.
هذه التفاصيل تمنع أن تتحول حصة التعويض إلى عضوية دائمة أو رقم مضلل في تقرير المجموعة البديلة.
كيف يسجل Edu QR حصة التعويض؟
عند مسح باركود الطالب في حصة مجموعة أخرى، يتعرف النظام على عضويته الأصلية ثم ينفذ مسار الحضور المناسب. لا يحتاج العامل في المركز إلى إضافة الطالب للمجموعة البديلة أو حذف اسمه بعد الحصة.
النتيجة تظهر في موضعين لخدمة غرضين مختلفين:
- سجل الطالب ومجموعته الأصلية يحتفظان بالحضور والتأثير المالي.
- حصة المجموعة البديلة توضح من حضر معها من الخارج، دون خلطه بطلابها الأساسيين.
ماذا يحدث للغياب السابق؟
قبل تسجيل الحضور، يبحث النظام عن آخر غياب قائم لم يتم تعويضه لهذا الطالب. إذا وجد غيابًا مناسبًا، يربط الحضور الجديد به ويحتفظ بالتاريخين: تاريخ الغياب وتاريخ الحصة التي عوضه فيها الطالب.
إذا لم يوجد غياب سابق غير معوض، يسجل الحضور كحضور عادي مع مجموعة أخرى. لا يختار النظام غيابًا قديمًا عشوائيًا ولا يغير سجلًا سبق تعويضه.
هذا مهم لأن سجل الطالب يجب أن يجيب لاحقًا عن سؤالين منفصلين:
- متى غاب الطالب؟
- متى وأين عوض هذه الحصة؟
حذف الغياب القديم أو تغييره إلى حضور يخفي المعلومة الأولى، بينما الربط بين السجلين يحافظ على التاريخ كاملًا.
كيف تعمل الماليات في حصة التعويض؟
القاعدة المالية هي أن المجموعة التي حضر معها الطالب لا تغير سعره ولا رصيده. الحساب يأتي من مجموعته الأصلية لأن عضويته المالية ما زالت هناك.
| طريقة الدفع الأصلية | ما يحدث عند الحضور مع مجموعة أخرى |
|---|---|
| باقة حصص | تخصم حصة واحدة من رصيد باقته الأصلية |
| دفع بالحصة | يستخدم سعر مجموعته الأصلية أو سعر الحصة الخاص بالطالب |
| حصة مجانية بسعر خاص يساوي صفرًا | تسجل الحصة دون تحصيل |
لا يطبق سعر المجموعة البديلة على الطالب، حتى لو كان سعر حصتها أعلى أو أقل. كما أن إعادة مسح الباركود لا تنشئ حضورًا ثانيًا ولا خصمًا ثانيًا للحصة نفسها.
مثال تشغيلي كامل
لنفترض أن أحمد عضو في مجموعة الأحد بنظام باقة، وقد غاب عن حصة 9 أغسطس. حضر يوم 12 أغسطس مع مجموعة أخرى لتعويضها.
المسار الصحيح يكون كالتالي:
- يفتح المسؤول حصة المجموعة البديلة ويمسح باركود أحمد.
- يتعرف النظام على مجموعة أحمد الأصلية.
- يسجل حضوره مع بيان المجموعة التي حضر معها.
- يربط الحضور بغياب 9 أغسطس لأنه آخر غياب قائم غير معوض.
- يخصم مرة واحدة من باقته الأصلية وفق قواعد الحضور المعتادة.
- تعرض المجموعة البديلة أحمد منفصلًا ولا تضيفه إلى إحصاء طلابها.
إذا أعاد المسؤول المسح للتأكد، يرى أن الحضور مسجل بالفعل ولا تتكرر الحركة المالية.
ماذا يحدث عند إلغاء الحضور؟
إلغاء حصة التعويض يجب أن يستخدم قواعد التراجع نفسها المستخدمة في الحضور الطبيعي. لذلك يعكس النظام الأثر المالي من خلال السجل، ويفك ارتباط التعويض، ويحافظ على إمكانية مراجعة ما حدث.
الهدف ليس مسح التاريخ، بل إعادة الحالة إلى وضع صحيح مع بقاء الحركة قابلة للتتبع. وهذا يمنع أن يعود الرصيد بقيمة مختلفة أو أن يظل الغياب معلمًا بأنه معوض بعد إلغاء الحصة.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
إضافة الطالب للمجموعة البديلة
هذا ينشئ عضوية لا يحتاجها الطالب، ويخلط الجداول والأعداد وقد يربطه بطريقة دفع غير صحيحة.
تعديل الغياب القديم يدويًا
تحويل الغياب إلى حضور يمحو حقيقة أن الطالب غاب ثم عوض. الأفضل ربط سجل التعويض بالغياب مع الاحتفاظ بكليهما.
تطبيق سعر المجموعة التي استضافت الحصة
الحضور البديل لا يغير الاتفاق المالي للطالب. مصدر السعر أو الرصيد هو مجموعته الأصلية.
إعادة المسح بقصد التأكيد
النظام الجيد يمنع التكرار، لكن من الأفضل أن تكون رسالة "مسجل بالفعل" واضحة للمسؤول حتى لا يحاول إنشاء حركة أخرى يدويًا.
قائمة مراجعة لصاحب المركز
قبل اعتماد مسار حصة التعويض، تحقق من الآتي:
- الطالب لا ينتقل من مجموعته الأصلية.
- المجموعة البديلة تعرضه منفصلًا عن طلابها.
- عدد الحضور ونسبته في المجموعة البديلة لا يتغيران به.
- آخر غياب قائم فقط هو الذي يمكن تعويضه.
- قواعد الباقة أو الدفع بالحصة تأتي من العضوية الأصلية.
- المسح المتكرر لا يكرر الحضور أو الخصم.
- الإلغاء يعكس الحركة مع الحفاظ على سجل المراجعة.
بهذا الأسلوب تصبح حصة التعويض جزءًا طبيعيًا من التشغيل اليومي، لا استثناءً يحتاج إصلاح الأرقام والسجلات بعد انتهائه.